GaiaLabs Soluciones

Quitamos de tu empresa el trabajo repetitivo con agentes de IA, software a medida y automatizaciones.

Trabajamos con pymes que ya tienen el negocio funcionando y pierden horas en tareas que puede hacer un sistema: atender consultas, preparar presupuestos, teclear facturas o cuadrar informes.

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Diagnóstico en 30 minutos
Revisamos tus procesos y te decimos qué merece la pena automatizar y qué no.
Prototipo en 7 días
Ves funcionando el caso de uso con tus propios datos antes de comprometerte.
Tecnología sin ataduras
Trabajamos sobre tus herramientas actuales. El código y los datos son tuyos.

Agentes de IA

Un agente es un proceso que recibe trabajo, lo resuelve y avisa cuando necesita a una persona.

No es un chat al que preguntas cosas. Un agente tiene un objetivo concreto, acceso a tus herramientas (correo, CRM, ERP, hojas de cálculo, WhatsApp) y unas reglas de actuación: hace la tarea de principio a fin, deja registro de lo que ha hecho y escala al equipo lo que queda fuera de su margen de decisión.

Lo montamos siempre con tres límites claros: qué puede decidir solo, qué tiene que pasar por aprobación humana y qué no debe tocar nunca. Estos son los casos de uso que mejor resultado dan en pymes.

01 · Web y WhatsApp
Recepción y cualificación de consultas
Problema
Llegan consultas a todas horas por formulario, WhatsApp y teléfono. Muchas se contestan tarde o se pierden, y las que se contestan llegan sin la información mínima para poder trabajarlas.
Qué hace el agente
Atiende la conversación en el momento, pregunta lo que falta (servicio, ubicación, plazo, presupuesto aproximado), descarta lo que queda fuera de tu ámbito y crea la ficha del contacto en tu CRM u hoja de cálculo. Si detecta urgencia o un caso complejo, lo escala a una persona con el resumen ya hecho.
Resultado esperado
Respuesta inmediata 24/7 y una bandeja de entrada con consultas ya cualificadas y ordenadas por prioridad, en lugar de mensajes sueltos.
- clínicas
- talleres
- inmobiliarias
- servicios profesionales
02 · Google, Trustpilot, portales de sector
Respuesta a reseñas y reputación online
Problema
Las reseñas se acumulan sin contestar. Las negativas se quedan visibles días y nadie tiene una visión agregada de qué se repite en las quejas.
Qué hace el agente
Revisa las nuevas reseñas, redacta una respuesta ajustada al tono de la marca y al contenido concreto de cada una, y la deja pendiente de aprobación. Clasifica el motivo (precio, espera, trato, producto) y envía un resumen semanal con la evolución y los temas recurrentes.
Resultado esperado
Todas las reseñas contestadas en menos de 24 horas con revisión humana, y un informe que señala qué problema operativo hay detrás de las críticas.
- clínicas
- restauración
- hoteles
- retail
03 · Correo, formulario, PDF de petición
Presupuestos a partir de la solicitud del cliente
Problema
Preparar un presupuesto obliga a leer el correo del cliente, buscar referencias en el catálogo, comprobar precios y escalados, y montar el documento. Son horas de trabajo técnico dedicadas a tarea administrativa.
Qué hace el agente
Interpreta la petición (texto libre, lista de materiales o pliego), localiza las referencias en tu tarifa, aplica el escalado de descuentos y las condiciones del cliente, y genera el borrador de presupuesto con partidas, plazos y notas. El comercial revisa, ajusta y envía.
Resultado esperado
El borrador pasa de horas a minutos y los presupuestos salen con criterios de precio homogéneos, no según quién los prepare.
- distribuidores
- instaladores
- industria
- reformas
04 · Facturas, albaranes, contratos, PDF
Extracción de datos de documentos
Problema
Alguien teclea a mano facturas y albaranes en el ERP o la contabilidad. Es lento, genera errores de dedo y se convierte en cuello de botella a final de mes.
Qué hace el agente
Lee el documento (PDF, escaneado o foto), extrae proveedor, CIF, fechas, líneas, bases, impuestos y totales, los contrasta con el pedido o el albarán correspondiente y los carga en tu sistema. Lo que no cuadra o no alcanza el umbral de confianza se aparta en una cola de revisión.
Resultado esperado
Entre el 80 % y el 95 % de los documentos se procesan sin intervención; el equipo solo mira las excepciones señaladas.
- asesorías
- distribuidores
- logística
- construcción
05 · Correo y agenda del comercial
Seguimiento comercial de presupuestos enviados
Problema
Se envían presupuestos y nadie vuelve a llamar. Una parte de las operaciones se pierde simplemente por falta de seguimiento, no por precio.
Qué hace el agente
Vigila los presupuestos sin respuesta, envía recordatorios escalonados con el tono y el contenido adecuados a cada caso, recoge la respuesta del cliente (acepta, pide cambios, descarta, lo deja para más adelante), actualiza el estado en el CRM y avisa al comercial cuando hay señal de compra.
Resultado esperado
Ningún presupuesto se queda sin seguir, y el comercial dedica el tiempo a las operaciones que han dado señal, no a perseguir correos.
- B2B
- servicios profesionales
- industria
- distribuidores
06 · Chat interno o WhatsApp de equipo
Soporte interno al empleado
Problema
Las mismas preguntas se repiten todos los días: procedimientos, condiciones de un cliente, política de vacaciones, cómo se tramita una devolución. Siempre interrumpen a las mismas dos personas.
Qué hace el agente
Responde a partir de tu documentación real (manuales, procedimientos, convenio, tarifas), citando el documento y el apartado de donde sale la respuesta. Si no encuentra respaldo documental, lo dice y deriva a la persona responsable en lugar de improvisar.
Resultado esperado
Las dudas de primer nivel se resuelven en el momento y queda registro de qué se pregunta más, que es lo que hay que documentar mejor.
- asesorías
- franquicias
- empresas con turnos
- retail
07 · ERP, CRM, hojas de cálculo
Informes periódicos de negocio
Problema
El informe mensual se monta a mano juntando exportaciones de tres o cuatro sistemas. Llega tarde, se hace distinto cada vez y nadie tiene tiempo de explicar las desviaciones.
Qué hace el agente
Recoge los datos de cada fuente, consolida las métricas acordadas, compara con el periodo anterior y con el objetivo, redacta la lectura de las desviaciones relevantes y lo envía en el formato y el día fijados.
Resultado esperado
El informe está siempre el mismo día, con el mismo criterio de cálculo, y la reunión empieza por las decisiones en lugar de por cuadrar cifras.
- dirección
- retail
- ecommerce
- industria

Si tu caso no está en la lista, probablemente se parezca a alguno. Cuéntanoslo en el diagnóstico →

Desarrollo web

Webs que captan, no folletos digitales

Una web corporativa sirve para que alguien que no te conoce entienda qué haces y te escriba. Partimos de ahí: estructura orientada a la consulta, carga rápida, SEO local bien hecho, formularios que llegan a quien tiene que llegar y analítica sin cookies ni banners.

Qué entregamos: web multipágina con la estructura de servicios y zonas de actuación, textos trabajados contigo, formularios con aviso por correo, ficha de empresa y datos estructurados, y medición de origen de las consultas sin cookies de terceros.
Para quién: empresas de servicios y pymes con ámbito local o provincial que reciben presupuestos por teléfono y quieren un canal propio que no dependa de portales ni de pagar por cada clic.
Qué no hacemos: no montamos plantillas con fotos de banco de imágenes ni webs que haya que rehacer en seis meses. Si lo que necesitas es una landing de una campaña concreta, lo decimos y hacemos solo eso.

Aplicaciones a medida

Cuando la hoja de cálculo ya no da más de sí

Paneles internos y aplicaciones de gestión para el proceso concreto que tu empresa hace distinto al resto: pedidos, citas, partes de trabajo, stock, expedientes. Con roles, permisos y trazabilidad de quién hizo qué y cuándo.

Qué entregamos: aplicación web accesible desde ordenador y móvil, con altas y bajas de usuarios, roles diferenciados (administración, operaciones, dirección), historial de cambios, exportaciones y copias de seguridad.
Integraciones: conexión con tu ERP, facturación, pasarela de pago, calendario o mensajería, para que el dato se introduzca una sola vez y no haya que copiarlo entre sistemas.
Para quién: equipos de 5 a 100 personas que comparten varios Excel por correo, pierden la versión buena y no pueden auditar un cambio cuando hay una reclamación.

Contenido

Producción asistida, con control humano antes de publicar

La IA acelera el borrador; la decisión editorial sigue siendo tuya. Montamos el proceso de producción (guiones, piezas para redes, fichas de catálogo, traducciones) con una revisión humana obligatoria antes de que algo salga con tu marca.

Qué entregamos: guía de tono y mensajes de la marca, plantillas por formato (guion de vídeo, publicación, newsletter, ficha de producto) y un calendario de producción con los borradores ya generados y pendientes de aprobar.
Catálogo y traducción: descripciones de producto consistentes a partir de tus fichas técnicas y traducción a los idiomas que necesites, con glosario de términos propios para que el vocabulario de sector no se desvíe.
Control: nada se publica automáticamente. Cada pieza queda en estado borrador, con el autor humano que la aprueba registrado y la posibilidad de rehacerla con indicaciones concretas.

Automatizaciones

Procesos que se conectan solos

Entre tus herramientas hay tareas que alguien hace a mano: descargar un fichero, copiarlo a otro sitio, avisar por correo, montar un informe. Las encadenamos con n8n y las APIs de tus sistemas, con registro de cada ejecución y aviso cuando algo falla.

Qué automatizamos: emisión y envío de facturas recurrentes, avisos de vencimiento y de stock mínimo, informes periódicos, altas de cliente en varios sistemas a la vez y traspaso de datos entre ERP, CRM, hojas de cálculo y correo.
Cómo lo montamos: sobre n8n (en tu servidor o en el nuestro), con credenciales que controlas tú, historial de cada ejecución, reintentos automáticos y alerta inmediata si un paso falla.
Para quién: empresas que ya usan varias herramientas que no se hablan entre sí y tienen a alguien dedicado a hacer de puente manual entre ellas.

Ejemplo: facturación mensual de cuotas

Antes

Administración exporta de la hoja de clientes activos los que toca facturar.
Crea una a una las facturas en el programa de facturación.
Descarga los PDF y los envía por correo cliente a cliente.
Apunta en otra hoja quién ha pagado y quién no.
A los 15 días repasa impagados y vuelve a escribir a cada uno.

Entre 6 y 8 horas de trabajo administrativo al mes y errores de omisión cuando coincide con vacaciones.

Después

El día 1 el flujo lee los contratos activos y genera las facturas en el programa de facturación.
Envía cada PDF a su contacto con el texto correspondiente a su tipo de cuota.
Concilia los cobros con los movimientos bancarios y actualiza el estado.
El día 15 avisa automáticamente a los impagados y abre tarea para administración solo en los casos que requieren llamada.

Unos 20 minutos de revisión de excepciones. El mismo proceso cada mes, con registro de lo ejecutado.

Cómo trabajamos

Tres pasos, sin proyectos de seis meses a ciegas

Preferimos empezar pequeño y con algo funcionando. Si el prototipo no te convence, ahí se acaba y no has comprometido el presupuesto de un año.

Diagnóstico
Una videollamada para ver cómo trabajas hoy. Salimos de ahí con una lista de lo que se puede automatizar, una estimación de esfuerzo y qué conviene dejar como está. Si no vemos encaje, te lo decimos en la llamada.
30 minutos, sin coste
Prototipo
Montamos el caso de uso más rentable con tus datos reales y lo pruebas tú. Es un alcance cerrado y acotado: sirve para decidir con algo funcionando delante, no con una presentación.
7 días
Puesta en marcha
Despliegue en tu entorno, formación al equipo y documentación de lo entregado. El mantenimiento mensual es opcional: incluye supervisión, ajustes y evolutivos, y se puede cancelar en cualquier momento.
Mantenimiento opcional

Contacto

Pide tu diagnóstico de 30 minutos

Cuéntanos qué proceso te está costando tiempo. Respondemos en menos de 24 horas laborables con una propuesta de hora para la llamada.

En el diagnóstico revisamos tus procesos, te decimos qué se puede automatizar, con qué esfuerzo aproximado y qué conviene dejar como está. Si no vemos encaje, te lo decimos en la misma llamada.

También puedes escribirnos directamente a info@gaialabs.es

Quitamos de tu empresa el trabajo repetitivo con agentes de IA, software a medida y automatizaciones.

Un agente es un proceso que recibe trabajo, lo resuelve y avisa cuando necesita a una persona.

Recepción y cualificación de consultas

Respuesta a reseñas y reputación online

Presupuestos a partir de la solicitud del cliente

Extracción de datos de documentos

Seguimiento comercial de presupuestos enviados

Soporte interno al empleado

Informes periódicos de negocio